Manual de Usuario
Guía completa para la gestión eficiente
Manual de
Usuario
Optimice la administración de su edificio con herramientas diseñadas para la transparencia y eficiencia operativa.
Gestión Centralizada
GestionJuntaSaaS es el núcleo operativo de su comunidad. Permite a la junta y administradores tener una visión 360° de lo que sucede día a día.
Primeros Pasos
Configure su sistema en 4 pasos
Configuración del Edificio
Ingrese el RIF, dirección y el número total de unidades habitacionales.
Carga de Inventario Inicial
Registre los activos actuales del edificio para un control de stock preciso.
Registro de Proveedores
Cree su base de datos de prestadores de servicio y contactos de emergencia.
Apertura de Caja Chica
Establezca los fondos iniciales para gastos operativos menores.
Control de Acceso
Cada miembro de la junta tiene un rol específico. Asegúrese de asignar los permisos correctos en el módulo de configuración.
Dashboard
Centro de control principal
El Dashboard es su centro de control principal. Muestra en tiempo real un resumen de las actividades más importantes del edificio.
Incidencias Abiertas
Activas, en evaluación, ejecución o asignadas
Saldo Caja Chica
Disponible en Bs. y USD
Reservas Activas
Salón de fiestas
Inventario
Alertas de stock bajo
Acciones Rápidas
Gestión de Incidencias
Reporte y seguimiento de problemas
Las incidencias son reportes de problemas o fallas en el edificio que requieren atención. Pueden ser de ascensores, bombas de agua, sistemas eléctricos, plomería, CCTV, puertas, jardinería, pintura y más.
Tipos de Incidencia
Estados de las Incidencias
Niveles de Prioridad
Cómo Reportar una Incidencia
Accede al formulario
Ve a Incidencias → Nueva Incidencia
Datos del Reportante
Nombre, unidad, teléfono, email
Selecciona el tipo
Elige la categoría de incidencia
Describe el problema
Ubicación y descripción detallada
Configura prioridad
Baja, Media, Alta o Urgente
Envía el reporte
Se notifica automáticamente
Control de Gastos
Gestión financiera completa
Registre y gestione todas las facturas y gastos del edificio con soporte para doble moneda (Bs. y USD) usando la tasa BCV oficial.
Datos de Factura
- • Número de factura
- • Fecha de emisión
- • Concepto del gasto
Montos
- • Monto en USD
- • Monto en Bs.
- • Tasa BCV
Clasificación
- • Programado
- • No Programado
- • Proveedor
Documentos Adjuntos
Puede adjuntar hasta 10 archivos (facturas escaneadas, fotos, contratos) que se subirán automáticamente a Google Drive.
Filtros Disponibles
Caja Chica
Movimientos de dinero líquido
Gestione los movimientos de dinero líquido del edificio para gastos menores o inmediatos. Incluye saldo en tiempo real en ambas monedas.
Ingresos
- • Aportes de reserva
- • Devoluciones
- • Recuperaciones diversas
Egresos
- • Compra de insumos menores
- • Gastos varios
- • Pagos pequeños a proveedores
Saldo Valorizado
El sistema calcula el "Saldo Valorizado" convirtiendo el efectivo en USD según la tasa BCV actual, mostrando el valor real total disponible.
Inventario y Almacén
Control de insumos y materiales
Catálogo Maestro
SKU, marca, especificaciones, punto de reorden
Gestión de Stock
Existencias por almacén, alertas de reorden
Histórico
Entradas, salidas, imputación de costos
Entrada
- • Compras de reposición
- • Donaciones
- • Devoluciones
Salida
- • Uso en mantenimiento
- • Asignación a áreas
- • Merma o pérdida
Alertas de Stock
Directorio de Proveedores
Gestión completa de proveedores
Mantenga un registro completo de todos los proveedores de servicios del edificio, incluyendo información de contacto, categorías, evaluaciones y contratos.
Datos del Proveedor
Categorías de Servicio
Salón de Fiestas
Reservas y calendario
Gestione las reservas del salón de fiestas de su edificio, incluyendo calendario de disponibilidad, reglamento interno y configuración de tarifas.
Estados de Reserva
Acciones Rápidas
Módulo Gym
Control de acceso al gimnasio
Gestione el acceso al gimnasio del edificio mediante sistema de huellas dactilares y control de membresías de usuarios.
Funcionalidades
Estados de Usuario
Bóveda Documental
Almacenamiento seguro en la nube
Almacene y gestione documentos importantes del edificio de forma segura. Los archivos se sincronizan automáticamente con Google Drive.
Tipos de Documentos
Sincronización
Auto-sync con Google Drive
Seguridad
Control de acceso
Organización
Carpeta por edificio
Configuración
Personalización del sistema
Configure los parámetros generales del sistema incluyendo datos del edificio, usuarios, módulos activos y preferencias.
Datos del Edificio
Nombre, RIF, dirección, unidades
Usuarios y Roles
Administradores, junta, moradores
Módulos Activos
Activar/desactivar funcionalidades
Parámetros Financieros
Tasa BCV, moneda principal
KPIs y Analítica
Indicadores de rendimiento
Visualice indicadores clave de rendimiento de su edificio incluyendo métricas financieras, operativas y de satisfacción.
Financieros
Ingresos, gastos, balance
Operativos
Incidencias, tiempos de respuesta
Tendencias
Comparativas mensuales
Anexos
Información adicional importante
Información de Contacto y Soporte
Glosario de Términos
BCV
Banco Central de Venezuela. Entidad que establece la tasa de cambio oficial.
Incidencia
Reporte de un problema o falla que requiere atención en el edificio.
Caja Chica
Fondo disponible para gastos menores o inmediatos del edificio.
Centro de Costo
Categoría para clasificar y agrupar gastos relacionados.
RIF
Registro de Información Fiscal. Identificación tributaria del edificio.
Copropietario
Dueño de una unidad habitacional dentro del edificio.
Bóveda
Sistema de almacenamiento seguro de documentos importantes.
Tasa BCV
Tasa de cambio oficial del dólar publicada por el BCV.
Atajos de Teclado
Abrir búsqueda
Nueva incidencia
Buscar en página
Cerrar modal
Requisitos del Sistema
Desktop
Chrome 90+, Firefox 88+, Safari 14+, Edge 90+
Móvil
iOS 14+, Android 10+
Conexión
Internet estable (mín. 2 Mbps recomendado)
Notas Importantes
- •La tasa BCV se actualiza automáticamente cada vez que accedes al sistema. Verifica siempre la tasa antes de registrar transacciones.
- •Los documentos adjuntos deben pesar máximo 10MB cada uno y estar en formato PDF, JPG, PNG o DOCX.
- •Las incidencias marcadas como "Urgente" generan notificación inmediata a todos los administradores.
- •Realiza copias de seguridad periódicas de tus reportes importantes. El sistema mantiene logs por 90 días.
Historial de Versiones
Nueva interfaz, módulo de gimnasios, bóveda documental
Control de incidencias mejorado, calendario de reservas
Lanzamiento inicial del sistema
Fin del Manual
GestionJuntaSaaS v2 - Todos los derechos reservados